Organització i Gestió d’Horaris
Programa de Gestió de Jornada i Calendaris Laborals
- Automatització de la planificació de torns rotatius de treball amb patrons de fins a 14 setmanes. Possibilitat d’establir rotacions i horaris específics per a dies festius.
- Confecció automàtica dels calendaris laborals (planilles) individuals de cada empleat, a partir del patró horari i de torns de treball rotatius individuals, dels festius (si treballa en festiu) i del planing de vacances.
- Confecció automàtica dels planings setmanals i/o mensuals de cada grup o equip de treball, recollint les possibles incidències (canvis de torn, baixes, llicències, …).
- Seguiment detallat de les incidències de jornada de cada treballador (baixes per ILT, permisos maternitat/paternitat, llicències retribuïdes o no, …) i llur repercussió en el còmput i compliment de la jornada anual.
- Control actualitzat del compliment de la jornada màxima anual de cada treballador.
- Generació automàtica de resums periòdics per a:
- Preparar resums mensuals per a la gestoria per al pagament d’hores extraordinàries, hores complementàries, plusos de cap de setmana i festius, etc.
- Analitzar els tipus d’incidències i la seva freqüència.
- Impressió de fulls per al preceptiu registre diari de jornada. Possibilitat de contrastar amb lectures d’alguns sistemes de control horari.
- Simulació dels calendaris per a nous llocs de treball.
- Fàcil planificació de contractes de substitució per vacances (corretorns)
- Càlcul del % exacte de contracte a establir en contractes de substitució partir de la dedicació.
- Control continuat del compliment de les ràtios legals de personal, especialment per a centres amb places col·labores, places concertades amb l’administració o acreditats per a acollir usuaris beneficiaris de Prestacions Econòmiques Vinculades al Servei (PEVS).
- Control del temps de dedicació del personal a tipus de tasques que requereixin un seguiment específic (ex. seguiment d’hores de formació, seguiment d’hores sindicals, seguiment d’hores del delegat de prevenció, reunions, …)
- Seguiment de les hores extraordinàries i complementàries realitzades.
%
El temps de dedicació a preparar els calendaris anuals es redueix a un 25%
%
Reducció d'errors en els resums (hores extres, plusos diumenge / cap de setmana, etc)
Dedicació mitjana diària per a disposar de tota la informació actualitzada en temps real
Millora qualitativa i quantitativa de la planificació i gestió dels torns de treball i control del compliment de la jornada anual.
Per a una adequada anàlisi i un bon disseny del sistema de torns i horaris d’una residència calen les eines adequades. Tradicionalment els centres utilitzen fulls de MS Excel, amb una mínima automatització i sense control d’errors. A xpfConsulting hem fet un pas més enllà: facilitem un entorn conegut per als usuaris (MS Excel) incorporant la programació necessària per a maximitzar l’automatització i la minimització dels errors.
A diferència dels mòduls de gestió de recursos humans d’alguns bons programaris de gestió per a residències, el Gestor de Jornada i Calendaris Laborals d’xpfConsulting va nèixer com una eina de suport als processos de consultoria. És per això que està orientat a:
- Obtenir informació que permeti revisar i replantejar periòdicament l’adequació dels torns i horaris.
- Gestionar el seguiment i la re-planificació del dia a dia de forma fàcil i eficaç minimitzant la dedicació de la direcció tècnica o supervisors.
L’experiència dels nostres clients amb l’ús del Gestor de Jornada i Calendaris Laborals d’xpfConsulting els genera substancials avantatges:
- Una reducció d’entre el 50% i el 75% en el temps de preparació dels calendaris laborals d’un any per a l’altre.
- Disposar d’informació en temps real en qualsevol moment, facilitant la presa de decisions davant de situacions imprevistes.
- Minimització de l’acumulació de feina per a confeccionar resums pseudo-manuals a finals de mes (resums per a gestoria/nòmina, …)
- Reducció del 90% dels errors en l’elaboració de resums.
- Control permanent del compliment de ràtios de personal
Les vies per les quals s’aconsegueixen els anteriors objectius procedeixen de:
- Eliminar el tractament manual i en múltiples ocasions de les mateixes dades. Un cop una dada s’entra al sistema (dies festius, patrons horaris, incidències,…) ja no cal tornar a processar-la per a l’obtenció de tota mena de resums, la confecció de plannings, etc.
- Una dedicació diària mitjana de 20 minuts per al seguiment de les incidències laborals
Patrons setmanals de rotació horaria
El calendari anual es calcula automàticament indicant el patró de rotacions setmanals (d’entre 1 i 14 setmanes) que correspon a cada treballador.
Temporalment es poden seguir patrons d’altres empleats que estan de baixa o vacances, o segur un patró provisional diferent a l’habitual (horari intensiu d’estiu, reducció de jornada,…).
Calendaris Anuals
Genereu de forma automatitzada el calendari anual del treballador, on s’indica la previsió d’hores a treballar i el saldo de Jornada Anual a ajustar al llarg de l’any, segons comporti dèficit o excés d’hores treballades.
Actualitzeu periòdicament el calendari anual als vostres empleats, a mesura que registreu les incidències laborals i es concretin els períodes vacacionals, per contrastar el compliment de la jornada anual i les llicències.
Planning Setmanal / Mensual
El planning setmanal o mensual es genera automàticament a partir del calendari de cada empleat en funció de les incidències individuals de cada treballador (periodes de baixa o permís, vacances, …).
Podeu incorporar anotacions específiques a cada casella (un canvi d’horari, la zona en que treballarà, quí substitueix, una tasca especial a realitzar,…)
Resum Patrons Horaris
Quan planifiqueu nous torns, verifiqueu fàcilment -sense considerar incidències personals- que tots els dies queden coberts amb personal suficient per a cada departament.
Resum Diari
Verifiqueu quina capacitat de treball teniu al llarg de tot el dia i verifiqueu que és suficient per a les vostres necessitats.
Resum de Vacances
Tingueu a mà un quadre de comandament sobre les previsions de vacances dels vostres treballadors, per al seu seguiment i planificació.
Estadístiques sobre Absentisme
Feu un seguiment de l’absentisme de la vostra plantilla, a nivell individual o per col·lectius professionals.
L’anàlisi quantitativa i qualitativa de les dades generades us permetrà valorar les causes i estudiar mesures correctives.
Resum d'Incidències laborals
Feu un seguiment estadístic de totes les incidències registrades en un període determinat de temps: tipus de llicència retribuida,
Anàlisi del compliment de les ràtios de personal
Calculeu les ràtios de personal planificades a principis d’any, i feu-ne un seguiment de la seva evolució real en base a la contractació laboral i incidències que afectin al temps real de presència.
Justifiqueu amb detall real, davant l’administració, els propis empleats o les famílies, el compliment de les ràtios mínime sobligatòries, especialment en cas de discrepàncies amb la inspecció de la Generalitat.
