Organización y Gestión de Horarios
Programa de Gestión de Jornada y Calendarios Laborales
- Automatización de la planificación de turnos rotativos de trabajo con patrones de hasta 14 semanas. Posibilidad de establecer rotaciones y horarios específicos para festivos.
- Confección automática de los calendarios laborales (planillas) individuales de cada empleado, a partir del patrón horario y turnos rotativos de trabajo individuales, del calendario de festivos (si los trabaja) y del planning de vacaciones.
- Confección automática de los planings semanales y/o mensuales de cada grupo o equipo de trabajo, recogiendo las posibles incidencias (cambios de turno, bajas, licencias, …).
- Seguimiento detallado de las incidencias de jornada de cada trabajador (bajas por ILT, permisos maternidad / paternidad, licencias retribuidas o no, …) y su repercusión en el cómputo y cumplimiento de la jornada anual.
- Control actualizado del cumplimiento de la jornada máxima anual de cada trabajador.
- Generación automática de resúmenes periódicos para:
- Preparar resúmenes mensuales para la gestoría para el pago de horas extraordinarias, horas complementarias, pluses de fin de semana y festivos, etc.
- Analizar los tipos de incidencias y su frecuencia.
- Impresión de hojas para el preceptivo registro diario de jornada. Posibilidad de contrastar con los marcajes de algunos sistemas de control horario.
- Simulación de los calendarios para nuevos puestos de trabajo.
- Fácil planificación de contratos de sustitución por vacaciones (correturnos)
- Cálculo del% exacto de contrato a establecer en contratos de sustitución partir de la dedicación.
- Control continuo del cumplimiento de las ratios legales de personal, en especial para centros con plazas colaboras, concertadas con la administración o acreditados para acoger beneficiarios de Prestaciones Económicas Vinculadas al Servicio (PEVS), para justificar ante la inspección de servicios sociales.
- Control del tiempo de dedicación del personal a tipos de tareas que requieran un seguimiento específico (ej. Seguimiento de horas de formación, seguimiento de horas sindicales, seguimiento de horas del delegado de prevención, reuniones, …)
- Seguimiento de las horas extraordinarias y complementarias realizadas.
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El tiempo de dedicación a preparar los calendarios anuales se reduce a un 25%
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Reducción de errores en los resúmenes (horas extras, pluses Domingo / fin de semana, etc)
Dedicación media diaria para disponer de toda la información actualizada en tiempo real
Mejora cualitativa y quantitativa de la planificación y gestión de turnos de trabajo y control del cumplimiento de la jornada anual.
Para un adecuado análisis y un buen diseño del sistema de turnos y horarios de una residencia se necesitan las herramientas adecuadas. Tradicionalmente los centros utilizan hojas de MS Excel, con una mínima automatización y sin control de errores. A xpfConsulting hemos dado un paso más allá: facilitamos un entorno conocido para los usuarios (MS Excel) incorporando la programación necesaria para maximizar la automatización y la minimización de los errores.
A diferencia de los módulos de gestión de recursos humanos de algunos buenos softwares de gestión para residencias, el Gestor de Jornada y Calendarios Laborales de xpfConsulting nació como una herramienta de apoyo a los procesos de consultoría. Es por eso que está orientado a:
- Obtener información que permita revisar y replantear periódicamente la adecuación de los turnos y horarios.
- Gestionar el seguimiento y la re-planificación del día a día de forma fácil y eficaz minimizando la dedicación de la dirección técnica o supervisores.
La experiencia de nuestros clientes con el uso del Gestor de Jornada y Calendarios Laborales de xpfConsulting los genera sustanciales ventajas:
- Una reducción de entre el 50% y el 75% en el tiempo de preparación de los calendarios laborales de un año para el otro.
- Disponer de información en tiempo real en cualquier momento, facilitando la toma de decisiones ante situaciones imprevistas.
- Minimización de la acumulación de trabajo para confeccionar resúmenes pseudo-manuales a fin de mes (resúmenes para gestoría / nómina, …)
- Reducción del 90% de los errores en la elaboración de resúmenes.
- Control permanente del cumplimiento de ratios de personal
Las vías por las que se consiguen los anteriores objetivos proceden de:
- Eliminar el tratamiento manual y en múltiples ocasiones de los mismos datos. Una vez un dato se entra al sistema (días festivos, patrones horarios, incidencias, …) ya no es necesario volver a procesarla para la obtención de todo tipo de resúmenes, la confección de plannings, etc.
- Una dedicación diaria media de 20 minutos para el seguimiento de las incidencias laborales
Patrones semanales de rotación horaria
El calendario anual se calcula automáticamente indicando el patrón de rotaciones semanales (de entre 1 y 14 semanas) que corresponde a cada trabajador.
Temporalmente se pueden seguir patrones de otros empleados que están de baja o vacaciones, o seguro un patrón provisional diferente al habitual (horario intensivo de verano, reducción de jornada, …).
Calendarios Anuales
Genere de forma automatizada el calendario anual del trabajador, donde se indica la previsión de horas a trabajar y el saldo de Jornada Anual a ajustar a lo largo del año, según comporte déficit o exceso de horas trabajadas.
Actualizar periódicamente el calendario anual a sus empleados, a medida que registre las incidencias laborales y se concreten los períodos vacacionales, para contrastar el cumplimiento de la jornada anual y las licencias.
Planning Semanal / Mensual
El planning semanal o mensual se genera automáticamente a partir del calendario de cada empleado en función de las incidencias individuales de cada trabajador (periodos de baja o permiso, vacaciones, …).
Puede incorporar anotaciones específicas a cada casilla (un cambio de horario, la zona en que trabajará, quién sustituye, una tarea especial a realizar, …)
Resumen Patrones Horarios
Al planificar nuevos turnos, verifique fácilmente -sin considerar incidencias personales- que todos los días quedan cubiertos con personal suficiente para cada departamento.
Resumen Diario
Compruebe qué capacidad de trabajo tiene a lo largo de todo el día y verifique que es suficiente para sus necesidades.
Resumen de Vacaciones
Tenga a mano un cuadro de mando sobre las previsiones de vacaciones de sus trabajadores, para su seguimiento y planificación.
Estadísticas sobre Absentismo
Haga un seguimiento del absentismo de su plantilla, a nivel individual o por colectivos profesionales.
El análisis cuantitativo y cualitativo de los datos generados le permitirá valorar las causas y estudiar medidas correctivas.
Resumen de Incidencias laborales
Haga un seguimiento estadístico de todas las incidencias registradas en un periodo determinado de tiempo: tipo de licencia retribuida,
Análisi del complimiento de las ratios de personal
Calcule las ratios de personal planificadas a principios de año, y haga un seguimiento de su evolución real en base a la contratación laboral e incidencias que afecten al tiempo real de presencia.
Justificar con detalle real, ante la administración, los propios empleados o las familias, el cumplimiento de las ratios mínimas obligatorias, especialmente en caso de discrepancias con la inspección de la Generalitat.
